Beschreibung der Funktionen

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Detaillierte Beschreibung der Funktionen:

Funktion	Erläuterung
Plattform nur mit Zugangsberechtigung	Die Online-Plattform meinCHOR ist nicht öffentlich, sondern nur mit entsprechender Zugangsberechtigung zugänglich. Als Benutzername dient die eindeutige E-Mail-Adresse des Mitglieds. Nach der Anlage eines neuen Mitglieds erhält dieses eine E-Mail mit der Aufforderung, die eingegebene E-Mail-Adresse zu verifizieren. Danach erhält es eine E-Mail mit einem temporären Passwort, das dann bei der Erst-Anmeldung in ein eigenes, starkes Passwort geändert werden muss. Das Passwort kann danach vom Mitglied selbst jederzeit geändert werden. Hat ein Mitglied sein Passwort vergessen, kann es einen entsprechenden "Passwort vergessen"-Prozess anstoßen, um ein neues temporäres Passwort zu erhalten.
Unterschiedliche Benutzergruppen	Die Plattform meinCHOR unterscheidet unterschiedliche Benutzergruppen mit jeweils angepassten Berechtigungen: einfache Mitglieder (Standard-Benutzergruppe) Redakteure Chorleiter Vorstandsmitglieder Casting-Betreuer Die Zuordnung von Mitglieder zu den jeweiligen Benutzergruppe kann von Vorstandsmitgliedern vorgenommen werden. Bei einfachen Mitgliedern wird noch unterschieden in aktive Mitglieder und stille Mitglieder, die ebenfalls Zugriff auf die Online-Plattform haben, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang (z.B. keine Teilnahme an regulären Proben oder Mitmach-Aktionen)
Beliebig viele Chöre je Verein	Je Verein kann es beliebig viele Chöre geben. Ein Vereinsmitglied kann in einem oder mehreren Chören des Vereins sein. Die Informationen, die das Mitglied sieht, beziehen sich immer auf den Chor bzw. die Chöre, bei denen er oder sie aktiv ist.
Profilpflege als "Self-Service"	Jedes Mitglied hat ein eigenes Benutzerprofil auf meinCHOR, das er oder sie selbst pflegen kann. Darin werden die folgenden Informationen gepflegt: Anrede (zwingend) Vor- und Nachname (zwingend) E-Mail (zwingend, individuell freischaltbar) Telefon-Nummer (optional, individuell freischaltbar) Adresse (optional, individuell freischaltbar) E-Mail-Signatur (optional, wird - so vorhanden - bei E-Mailing-Aktionen verwendet) Eigenes Foto (optional, individuell freischaltbar) Geburtsdatum (optional, individuell freischaltbar) Kurze Beschreibung zur Person (optional, individuell freischaltbar) Einstellung, ob die Sitzungsdauer auf 20 Minuten beschränkt sein soll (Standard) oder unbegrenzt. Einstellung, ob das eigene Profil öffentlich oder nicht öffentlich (Standard) ist. Initial ist das Benutzerprofil nicht öffentlich, d.h. nur Vorstandsmitglieder können die Daten zum Zweck der Mitgliederverwaltung einsehen. Erst nach Veröffentlichung sehen die anderen Mitglieder dieses Profil und auch dann nur die Informationen die individuell freigeschaltet wurden.
Mitgliederlisten	Ein einfaches Mitglied hat Zugriff auf die veröffentlichten Profile anderer Mitglieder. Bei der Anzeige kann nach einzelnen Chören unterschieden werden. Sichtbar sind nur die individuell freigeschalteten Informationen der anderen Mitglieder. Vorstandsmitglieder sehen hier alle Mitglieder, auch die nicht veröffentlichten Profile. Sie haben hier die Möglichkeit die Profile der Mitglieder zu ändern, z.B. Adress- oder Namensänderungen.
Casting-Verwaltung	Casting-Betreuer können hier neue Interessenten und Casting-Termine anlegen, Interessenten zum Casting einladen und das Ergebnis des Castings pflegen. Am Ende eines erfolgreichen Castings wird der Interessent automatisch zum normalen Chormitglied. Alle automatisierten E-Mails, die im Rahmen dieses Prozesses an die Interessenten versendet werden, können chor-spezifisch angepasst werden.
Terminverwaltung	Berechtigte Mitglieder (in der Regel Vorstandsmitglieder) können verschiedene Arten von Terminen einstellen, z.B. reguläre Chorproben, Konzerttermine, Probenwochenenden, Vorstandssitzungen, Generalversammlung, soziale Events wie Weihnachtsfeiern etc. Dabei kann angegeben werden, ob es sich um einen Termin für einen bestimmten Chor handelt oder ob der Termin vereinsübergreifend für alle Mitglieder relevant ist. Die Chormitglieder können auf die Termine dann im Terminkalender zugreifen, der auf der Plattform integriert ist Unterschieden wird bei den Terminen in Präsenztermine und Online-Termine (z.B. für Probentermine über eine Video-Konferenz-Plattform).
Beitragsverwaltung (optional)	Die Mitglieder erteilen einmalig ein Mandat für die Abbuchung der Mitgliedsbeiträge. Danach geschieht die Abbuchung der Beiträge automatisch in regelmäßigen Abständen (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich). Die eingezogenen Beiträge werden dann gesammelt einmal pro Monat an den Verein überwiesen. Die Verwendung der Beitragsverwaltung ist optional und kann auf Vereinsebene ein- oder ausgeschaltet werden.
Mitmach-Aktionen	Mitmach-Aktionen sind eine besondere Art von Terminen, bei denen die Mitglieder aufgefordert werden, sich für die Teilnahme anzumelden. Bei der Anmeldung können verschiedene Optionen eingestellt werden. Mitmach-Aktionen eignen sich z.B. sehr gut zur Organisation von Probenwochenenden.
Repertoire-Verwaltung	Der Chorleiter bzw. die Chorleiterin pflegt die Stücke des jeweiligen Chores inklusive Partitur und beliebig vielen Übungsdateien für die jeweiligen Stimmgruppen. Die Chormitglieder können diese Informationen von der Plattform herunterladen und damit üben.
Kenntnisstand verwalten	Jedes Mitglied hat die Möglichkeit, seine Kenntnisse von Stücken des Repertoires selbst zu pflegen. Das gibt einen Überblick über den Wissensstand des Chores und kann z.B. für die Planung eines Konzerts ein wichtiges Hilfsmittel sein.
Corona-Listen	Zur sicheren Durchführung von Präsenzproben während der Corona-Pandemie können die Mitglieder entsprechende Nachweise (aktuelle Tests, Impfnachweis, Nachweisung der Genesung) im System hochladen. Damit kann der Verein dann gegenüber den Gesundheitsbehörden die notwendigen Nachweise der korrekten Durchführung der Präsenzproben einfach bereitstellen.
Galerie	Die Galerie enthält verschiedenste Medien zu Vereinsveranstaltungen oder einzelnen Chor-Veranstaltungen wie z.B. Konzerten, dazu gehören: Bilder Audio-Dateien Videos Youtube-Links Stories (frei formatierter Text, optional mit eingebetteten Bildern) Weitere Dokumente wie Vereinssatzungen oder ähnliches (PDF, Office etc.) Die Inhalte der Galerie werden von dazu berechtigten Redakteuren gepflegt und stehen dann allen Mitgliedern zum Download bzw. zum Betrachten und Anhören auf der Plattform zur Verfügung.
Repertoire-Vorschläge	Die Plattform enthält einen Prozess für Repertoire-Vorschläge: Chormitglieder laden Repertoire-Vorschläge hoch, der Chorleiter bzw. die Chorleiterin wird automatisch per E-Mail informiert und kann den Vorschlag auf der Plattform bewerten und akzeptieren oder ablehnen. Über die Bewertung wird das Chormitglied dann ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.
Mitglieder-Statistiken	Graphisch aufbereitete Statistiken geben Aufschluss über folgende Informationen: Anzahl der Mitglieder und Aufteilung nach Chören Altersstruktur (je Chor und vereinsübergreifend) Zusammensetzung nach Geschlecht (je Chor und vereinsübergreifend) Zusammensetzung nach Alter (je Chor und vereinsübergreifend)
Zugriffs-Statistiken	Graphisch aufbereitete Statistiken geben Aufschlüss über das Nutzungsverhalten der Plattform: Anzahl der Seitenaufrufe insgesamt, je Seite, je Benutzergruppe und je Chor Anzahl der angemeldeten Anwender Aufteilung der Seitenaufrufe nach Gerätetyp (Desktop-Rechner, Tablet oder Smartphone), nach Browser und Betriebssystem Der Zeitraum für die Auswertungen kann dabei beliebig gewählt werden.
E-Mailing-Funktion	Jedes Mitglied hat die Möglichkeit über die Plattform E-Mailings an die anderen Mitglieder seines jeweiligen Chores zu schicken. Dabei kann er alle Mitglieder anschreiben oder nur ausgewählte. Vorstandsmitglieder können darüber hinaus auch den gesamten Verein (Mitglieder aller Chöre) anschreiben oder den gesamten Vorstand. Die Absenderadresse für offizielle Vorstands-Mails kann global gepflegt werden. Selbstverständlich lassen sich auch Datei-Anhänge darüber versenden.
E-Mail-Archiv	Alle über die E-Mailing-Funktion versendeten und empfangenen Mails stehen den Mitgliedern hier dauerhaft zur Verfügung
Vorstandsbereich	Vorstandsmitglieder haben einen eigenen Bereich, der für einfache Mitglieder nicht sichtbar ist, dort stehen für Vorstandsmitglieder dann folgende Möglichkeiten bereit: Anlage neuer Mitglieder Anlage neuer Termine Anlage neuer Konzerte Zugriff auf die komplette Mitgliederliste inklusive Exportmöglichkeit nach Excel Anlage und Pflege weiterer Chöre Import von Mitgliedern Systemweite Einstellungen (Beiträge für aktive und passive Mitgliedschaft, Intervalle für Erinnerungs-Mails, Kündigungsfristen, offizielle Vereins-E-Mail-Adresse, etc.) Eigener Archiv-Bereich für sensible Dokumente, die für einfache Mitglieder nicht zugänglich sein sollen
Online-Hilfe kontext-sensitiv	Auf jeder Seite kann über ein "?" eine Hilfe-Maske aufgerufen werden, die zu genau der Seite auf der sich der Anwender befindet Hilfestellung leistet. Dabei wird auch die Berechtigungsgruppe des jeweils angemeldeten Anwenders berücksichtigt. Bei Bedarf lassen sich diese Hilfeseiten auch bequem ausdrucken.
FAQ	Ein FAQ-Bereich beantwortet die wichtigsten Fragen der Anwender. Dieser Bereich wächst dynamisch, neue Fragen und Antworten darauf werden regelmäßig eingebaut.
Feedback	Ein Feedback-Formular erlaubt die Kontaktaufnahme mit den Personen, die für den Betrieb der Plattform verantwortlich sind. Hier kann auf Fehler hingewiesen werden und Verbesserungsvorschläge oder Erweiterungswünsche platziert werden. Auch hier können, wie bei der normalen E-Mailing-Funktion, Datei-Anhänge hinzugefügt werden.
Info-Mails	Die Mitglieder werden regelmäßig per E-Mail über neue Stücke, neue Termine, anstehende Geburtstage und neue Inhalte in der Galerie informiert. Vorstandsmitglieder erhalten zusätzlich Info-Mails, wenn ein Mitglied sein Profil geändert hat.
Erinnerungs-Mails	Mitglieder werden automatisch bis zu 3 mal an anstehende Mitmach-Aktionen erinnert für die Sie sich noch nicht angemeldet haben oder deren Teilnahme sie noch nicht abgesagt haben. Die Intervalle für diese Erinnerungen können global von Vorstandsmitgliedern gepflegt werden
Mitglieder Im- und Export	Die initiale Befüllung der Mitglieder kann von Vorstandsmitgliedern über einen entsprechenden Import realisiert werden. Umgekehrt haben diese auch die Möglichkeit, alle Mitglieder nach Excel zu exportieren, um dort eine weitere Verarbeitung vorzunehmen.
Intelligente Startseite (Dashboard)	Auf der Startseite, dem sogenannten "Dashboard" sieht das Mitglied auf einen Blick, die für ihn relevanten aktuellen Neuigkeiten: Die jeweils nächste Chorprobe (seine Teilnahme kann er durch einen Mausklick absagen, worüber dann der Chorleiter bzw. die Chorleiterin automatisch per E-Mail informiert wird) Neue oder kürzlich geänderte Stücke Aktuelle Mitmach-Aktionen mit der Möglichkeit, sich direkt anzumelden oder abzusagen Neue Mitglieder Aktuelle Konzert-Termine Anstehende Geburtstage
Änderung der Mitgliedschaft	Die Änderung der Mitgliedschaft von "aktives Mitglied" zu "stilles Mitglied" und zurück kann vom Mitglied selbst auf der Plattform angestoßen werden. Dabei werden die in den globalen Vereinseinstellungen hinterlegten Fristen berücksichtigt. Die Umstellung selbst findet dann automatisch zum jeweiligen Stichtag statt.
Kündigung der Mitgliedschaft	Die Kündigung der Mitgliedschaft kann vom Mitglied selbst auf der Plattform angestoßen werden. Dabei werden die in den globalen Vereinseinstellungen hinterlegten Fristen berücksichtigt. Die Kündigung selbst findet dann automatisch zum jeweiligen Stichtag statt.
DSGVO-konform	Die Online-Plattform wird DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gehostet, alle Anforderungen an die DSGVO werden erfüllt.
Responsive Design	Die Online-Plattform ist im sogenannten Responsive Design realisiert. Sie ist gleichermaßen komfortabel mit dem Desktop-Rechner, dem Tablet oder dem Smartphone bedienbar.
Video-Konferenzen integriert	Mitglieder können sich in verschiedenen Räumen treffen, um sich auszutauschen. Es gibt einen Raum für jeden Chor des Vereins, einen Raum für den Gesamtverein und einen Raum nur für Vorstandsmitglieder.